Một số vấn đề trong việc đính kèm tập tin vào mail

Dung lượng Content và Attach files của mail không nên vượt quá 25MB (vì một số Server mail từ chối các email có kích thước lớn).

Khi gửi mail đến Gmail với tập tin đính kèm lớn hoặc có định dạng tập tin không cho phép, email sẽ không gửi đến hộp thư đồng thời bên gửi sẽ nhận được thông báo sau:

“Mail delivery failed: returning message to sender. This message was blocked because its content presents a potential”

Sau đây là một số định dạng tập tin sẽ bị chặn bởi Server Gmail: .ADE, .ADP, .APK, .BAT, .CHM, .CMD, .COM, .CPL, .DLL, .DMG, .EXE, .HTA, .INS, .ISP, .JAR, .JS, .JSE, .LIB, .LNK, .MDE, .MSC, .MSI, .MSP, .MST, .NSH .PIF, .SCR, .SCT, .SHB, .SYS, .VB, .VBE, .VBS, .VXD, .WSC, .WSF, .WSH, .CAB

Giải pháp:

• Đổi tên định dạng tập tin, ví dụ file.rar -> file.send. Sau đó gửi lại, tuy nhiên cần thống nhất với bên nhận để chuyển định dạng về như ban đầu.
• Sử dụng Drive để lưu trữ và chia sẻ thông qua liên kết như một dạng Drive attachment.

Hướng dẫn chia sẻ bằng Google Drive (Drive attachment):

Cách 1: Với File nhỏ hơn 25MB

• Bước 1. Chọn Compose để soạn thư mới. Ở khung soạn thư, chọn biểu thưởng Drive dưới cùng của khung.

• Bước 2. Nếu chưa upload File muốn gửi, Ở khung Drive, chọn thẻ “Upload” và chọn File từ máy tính.

• Bước 3. Lựa chọn hình thức đính kèm là Drive Link hoặc Attachment. Drive Link chỉ chọn với các tập tin đã Upload lên Drive, Attachment chỉ chọn khi các tập tin chưa Upload lên Drive, phải thông qua thẻ Upload. Cả 2 đều không chiếm dung lượng trong Email gửi đi, người nhận sẽ hiển thị và tải về dưới dạng liên kết lưu trên Drive.

Cách 2: Với File lớn hơn 25MB

• Bước 1. Truy cập: https://drive.google.com
• Bước 2. Đăng nhập, ở giao diện Drive, chọn mục NEW -> File upload và tiến hành Upload Attach Files muốn đính kèm trong mail.

• Bước 3: Chọn file đã upload -> Righ Click -> Get shareable link (nên chọn tiếp mục Sharing Settings để chuyển sang On – Public on the web để mọi người đều có thể lấy được liên kết).

• Bước 4: Sao chép liên kết và đính kèm vào nội dung của email.

Vấn đề gửi mail đã có đính kèm tập tin nhưng người nhận lại không thấy thì có thể do một số nguyên nhân sau:

• Dung lượng lưu trữ mail của người nhận không còn trống hoặc quá thấp để chứa tập tin đính kèm.
• Dung lượng tập tin đính kèm quá lớn, làm cho các chương trình email hoặc nhà cung cấp dịch vụ mail của người nhận loại bỏ.
• Định dạng tập tin không cho phép được gửi đến, Server mail của người nhận chặn một số định dạng tập tin cụ thể.
• Tập tin đính kèm có chứa virus, trojan hoặc malware mà Server mail của người nhận quét được cũng làm cho những tập tin đó bị loại bỏ hoặc không hiển thị trên giao diện của người dùng.
• Nhà cung cấp dịch vụ cho bên nhận không hỗ trợ đính kèm tập tin vào mail.
• Các tập tin đính kèm không được thêm vào hoặc gửi đúng cách (hướng dẫn thêm tập tin vào mail: https://www.computerhope.com/issues/ch000887.htm).
• Các chương trình email client hoặc web mail có vấn đề, có thể giải quyết bằng cách khởi động lại máy tính, web mail. Một số trường hợp sử dụng Outlook không thể Forward email có chứa attachment, người nhận mail không nhận được attachment.