[Email Hosting] Hướng dẫn xử lý khi email bị đưa vào Spam/Junk

Mail là một dịch vụ quan trọng và phổ biến, tuy nhiên kể cả đối tượng gửi email đến từ các tổ chức hay doanh nghiệp uy tín cũng không thể đảm bảo mọi lần gửi email đến khách hàng của họ, đều sẽ được vào mục Hộp thư đến (Inbox) hay các Danh mục (Categories) quan trọng. Thậm chí còn bị đưa vào SPAM hoặc JUNK.

Sau đây là một số cách giải pháp và tự chuẩn đoán để giải quyết việc gửi email rơi vào Spam:

Kiểm tra bản ghi SPF và DKIM

Với việc cấu hình SPF và DKIM cho phép nâng cao độ tin cậy của email khi gửi đến người nhận, giảm khả năng bị đưa vào Spam/Junk.

Chi tiết cũng như cách cấu hình SPF và DKIM: https://secure.vinahost.vn/ac/knowledgebase/112/Hn… gi-mail-vi-domain-keys-va-spf.html

Hướng dẫn kiểm tra SPF và DKIM của tên miền (địa chỉ gửi mail):

Bước 1:. Từ địa chỉ mail muốn kiểm tra, tạo một thư mới có nội dung bất kỳ và gửi đến địa chỉ auth@verifier.port25.com
Bước 2: Thông tin kiểm tra về bản ghi SPF và DKIM sẽ được gửi lại thông qua email đến từ auth-results@verifier.port25.com, có tiêu đề “Authentication Report”.

Ở phần “Summary of Results” sẽ có các thông tin về bản ghi SPF, Reverse IP và DKIM. “pass” nghĩa là các bản ghi đã hợp lệ, “fail” có thể do chưa cấu hình hoặc cấu hình không chính xác.

Lưu ý: Các thông tin bản ghi thông báo “pass” hoàn toàn nhưng email gửi đi vẫn có thể bị rơi vào Spam của người nhận vì còn nhiều yếu tố khác.

Kiểm tra tên miền chưa gửi Spam trước đó hoặc có bị lợi dụng để gửi Spam:

Giải pháp:

Kiểm tra số lượng email gửi đi của từng tài khoản có chênh lệch nhiều so với thực tế đã gửi hay không.
Tạo email mẫu và gửi đến một số địa chỉ chưa từng nhận trước đó để thử độ uy tín trước khi gửi hàng loạt.
Đảm bảo email đã thực sự gửi đi, tránh trường hợp hệ thống xử lý gửi mail chưa hoàn tất đã gửi lại, gây hiểu nhầm Spam.
Nếu tên miền đã có lịch sử gửi Spam, cần thực báo với bên nhận tiến hành chuyển thư vào Inbox để tăng độ uy tín. Gửi với số lượng thư nhỏ và giãn cách về thời gian gửi cho đến khi đủ độ tin cậy.

Kiểm tra nội dung mail:

Về hình thức:

Không dùng quá nhiều hình ảnh, hình ảnh quá to, dung lượng lớn. Hạn chế gửi mail chỉ có 1 hình ảnh lớn, không có hoặc rất ít text (bởi vì các bộ lọc không xem được hình, nên sẽ liệt vào spam mail).
Không nên VIẾT HOA/in đậm/in nghiêng toàn bộ tiêu đề và nội dung.
Không nên quá nhiều font chữ, quá nhiều cỡ chữ, màu sắc. Màu chữ không nên gần giống màu nền email.
Không chèn link quá nhiều, không sử dụng link rút gọn.
Không nên sử dụng quá nhiều định dạng HTML.
Không thêm Javascript, mẫu code hoặc video vào email.
Tránh copy từ word hay bài viết website vào mà không cắt giảm định dạng.
Không nên sử dụng nhiều ký tự đặc biệt, ký tự thừa, dấu chấm than, chấm hỏi liên tục,…!!!!!!!!!!!!!
Tránh sử dụng file đính kèm, thay vào đó hãy chia sẻ đường link để khách hàng truy cập.
Email phải có liên kết hủy đăng kí để khách hàng có thể hủy đăng ký nhận thư bất cứ lúc nào. Nếu email có thêm phần người dùng tự cấu hình hủy nhận email như thế nào thì càng tốt.

Nội dung:

Nên cá nhân hóa nội dung email. Bộ lọc mail sẽ hiểu được bạn đang gửi đúng người, đồng thời dùng ngôn từ lịch sự, có xin lỗi, cám ơn.
Không nên chèn từ khóa lôi kéo, spam, lừa đảo vào tiêu đề và nội dung.
Phần chân của email chứa thông tin ngắn gọn về doanh nghiệp, địa chỉ, liên hệ.
Hạn chế sử dụng các cụm từ spam như: Nhấn vào đây, Cơ hội duy nhất trong đời, miễn phí, khuyến mại, giảm giá, kiếm tiền, bấm vào đây… (Tham khảo Cách soạn nội dung email).
Tiêu đề và nội dung mail không được giống nhau hoàn toàn.
Kiểm tra lại nội dung bằng công cụ check điểm SPAM tích hợp trong giao diện soạn thảo email. Điểm tối thiểu nên thấp nhất (khoảng 1.5) và không còn từ khóa spam nào bị phát hiện (tham khảo tại: https://vinahost.vn/luu-y-su-dung-email-marketing).
Nội dung email ngắn gọn đem lại hiệu quả cao hơn so với quá dài.
Hạn chế việc đính kèm các tập tin.
Sử dụng các đoạn mã HTML cần thận trọng, việc cẩu thả trong tạo các email marketing thực hiện render bằng HTML sẽ làm cho email dễ bị rơi vào SPAM.

Cách gửi:

Hạn chế gửi đến nhiều người nhận trong cùng 1 công ty (tường lửa email của công ty sẽ cho rằng đó là 1 cuộc tấn công spam).
Tiêu đề và nội dung mail không được giống nhau hoàn toàn.
Gửi thử mail test tới các địa chỉ email khác nhau (…@gmail, …@yahoo,…) trước khi gửi hàng loạt, sau đó kiểm tra và điều chỉnh lại mail để đảm bảo không vào Spam box.
Sau khi soạn mail xong các bạn test thử bằng cách điền 1 email cần gửi test và click vào “Xem trước chiến dịch email” và kiểm tra email phía người nhận để xem vào Inbox hay không.

Một số từ không nên thêm vào nội dung mail vì tăng cao khả năng bị đánh dấu Spam:

Reverses aging, ‘Hidden’ assets, stop snoring, Free investment, Dig up dirt on friends, Stock disclaimer statement, Multi level marketing, Compare rates, Cable converter, Claims you can be removed from the list, Removes wrinkles, Compete for your business, free installation, Free grant money, Auto email removal, Collect child support, Free leads, Amazing stuff, Tells you it’s an ad, Cash bonus, Promise you …!, Claims to be in accordance with some spam law, Search engine listings, free preview, Credit bureaus, No investment, Serious cash

Kiểm tra một số cấu hình mail

Bước 1. Tên người gửi đã có khả năng nhận dạng hay không?

Giải pháp: Với hình trên, người nhận sẽ hiển thị địa chỉ “email” như là Sender thay vì một tên cụ thể, ta cần cấu hình Identities.

Ở giao diện Webmail: Round Cube thực hiện như sau:

Settings -> Identities -> [Email address] -> Edit identity -> Display Name

Bước 2. Địa chỉ email gửi đi nên chọn dạng có độ tin cậy cao.

Giải pháp: Sử dụng các địa chỉ dạng tên riêng như thuykieu@domain thay vì info@domain, noreply@domain, sale@domain…

Bước 3. Kiểm tra danh sách địa chỉ nhận mail có hợp lệ hay không.

Một số trường hợp danh sách dùng để gửi đi có chứa những địa chỉ không tồn tại, không muốn nhận email. Một số trường hợp gửi đến không đúng đối tượng cần nhận email, làm cho người nhận đánh dấu Spam. Gây ảnh hưởng đến hiệu quả gửi đến các địa chỉ khác hoặc những lần gửi sau.

Giải pháp:

Gửi email kiểm tra đến một vài địa chỉ, sau đó mới tăng dần số lượng đến khi hết danh sách muốn gửi.
Danh sách gửi mail nên kiểm tra kỹ lưỡng và phải phù hợp với nội dung email sẽ gửi.
Hạn chế sử dụng hoặc thuê dạng danh sách email không rõ nguồn gốc.
Có chiến lược về nội dung, tiêu đề của email. Nhằm tăng khả năng mở email ở phía người nhận, từ đó tăng độ tin cậy cho những lần gửi sau.

Đánh giá bài viết